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廿载同行,铸就服务与应用之典范 ——记金慧软件与悉地(苏州)合作二十年

前言

20年前,“九五”时期,众多设计院还在经历“甩图板”的进程,悉地(苏州)的前身苏州市政已经在积极开展企业信息化建设,此时的金慧软件推出以设计流程及图档管理为核心的金慧第一代设计院综合管理信息系统产品,同是作为工程勘察设计项目管理信息化的先行者,在吴门烟水之间的苏州和上海,两家走在信息化前列的企业牵手成为合作伙伴。十年廿载,这一合作行至今日,系统的不断升级,业务流程的深入应用,铸就了一场合作伙伴服务与应用的典范。


悉地(苏州)勘察设计顾问有限公司(原苏州市市政工程设计院有限责任公司,以下简称“悉地(苏州)”)成立于1983年,是“CCDI悉地国际”旗下的大型综合类甲级设计企业。从事工程设计、规划、咨询、勘察等服务。公司下设"市政工程设计院、交通工程设计院、城市规划设计院、建筑工程设计院、轨道交通及地下空间设计院、工程勘察及岩土设计院、景观园林设计院"七大专业设计院,并在全国各地设立众多分支机构开展勘察设计业务。近几年来,公司抓住机遇,不断开拓,完成了大量高水准的市政工程、公路交通工程、建筑工程、景观工程勘察设计及咨询任务。

2017年,悉地(苏州)启动组织架构的改革,采用“平台+团队”这一创新组织模式,针对管理流程、组织机构的调整,今年5月份,悉地(苏州)再次与金慧公司合作对信息化系统进一步优化调整,以适应新的企业环境。今年也是悉地(苏州)和金慧公司信息化合作的第二十个年头了,借此契机,我们一起回顾下这场在信息化建设之路合作了二十年的经典历程:


一、 信息化建设,长期合作战略

悉地(苏州)的信息化建设是一个不断升级优化的过程,在企业不同的阶段不同的需求下,一步步的规划适应自身管理体制的综合管理系统:

第一阶段:悉地(苏州)早在1997年就开始与金慧公司合作建设设计院综合管理信息系统。在当时的设计院中能落实信息化并成功地实施了集成化的管理信息系统的单位是非常罕见的。

第二阶段:老版本的系统在悉地(苏州)全面运行了数年,2003年,悉地(苏州)发生企业改制变革,组织架构和管理模式发生变化,遂于当年进行了系统的全面升级(底层及业务层),此次合作的重点是设计管理系统模块。

第三阶段:随着信息技术的快速发展,悉地(苏州)原的系统已无法满足时代的需求,2011年初开始着手对于悉地(苏州)现有系统进行全面升级,新版本的系统大大改进了以前版本的不足,系统功能强大,同时操作简单、灵活。

第四阶段:2017年,悉地(苏州)启动组织架构的改革,采用“平台+团队”这一创新组织模式,针对管理流程、组织机构的调整,悉地(苏州)对原系统进一步优化调整。


经过多年的不断优化升级,悉地苏州的信息化系统已建成包括市场经营管理、项目管理、协同管理、图档管理、人事管理以及财务管理等在内的综合管理系统。

综合管理系统服务的对象几乎涉及公司所有人员,成为了一条企业内部各部门的纽带,数据相互关联,流程环环相扣。不同的角度的数据分析和应用为项目管理水平和工作效率的提高作出了尤为重要的贡献,该系统已成为悉地(苏州)勘察设计顾问有限公司所有员工每天必不可少的管理平台。


二、 深入应用 体现价值


u 对管理效率和管理水平的提高

悉地(苏州)的项目管理有几个特点,可以总结概括为“三多一少”,即业务多、专业多、团队多、管理人员少,不难想象用WordExcel及线下流程来完成公司日常的管理工作、资料归集以及统计分析等工作的强度和难度之大,借助信息化系统,悉地(苏州)实现了全部项目各类文档的归档、系统图纸自动签字功能以及与ISO9000的完全对接,大大提升了企业的管理效率和管理水平。

同时,悉地(苏州)在这二十年间经历过企业的管理变革,在组织架构变化、流程调整时,管理系统的支持作用,成为此类事情顺利进行的抓手和推动力。

u 加强对项目的质量管控

这么多年来,悉地(苏州)的综合管理系统在企业内部得到了深入的应用,贯穿ISO质量体系思想,对整个设计业务的计划、生产、成果、控制、质量等全过程进行管理与控制,通过标准化的工作流程潜移默化中灌输了质量管理的思想。

悉地(苏州)现在有32个外地团队,18个本地团队以及7个直接投资的团队,项目的组成人员可能来自全国各地,项目负责人在策划项目时,根据项目需求选择相应专业、资质的人员,人员信息通过系统的统一管理,更加精确化,在多而杂的项目中亦达到项目质量控制的效果。

u 加强对项目的风险控制

悉地(苏州)通过对流程标准化的规定,相应的资质文件、设计依据以及政府批文的上传,严格按照基本建设程序进行,成为规避风险的盾牌;审批人员在线上审批,加盖电子章和电子签名,保证审批人员的责任落实到位;同时,企业质量管理部抽查,严格把控风险。

u 提高工作效率

悉地(苏州)通过信息化系统提高生产人员的工作效率的效果比比皆是,两个简单的例子:

短信审批:悉地(苏州)2005年开始使用短信审批,使系统信息(包括任务,消息,提醒)能够通过手机短信主动传达到用户处,并可以通过手机短信回复来进行审批,增强信息的时效性。

CAD出图系统:悉地(苏州)目前采用的是分布式出图,集中打印。采用这种方式便于后期的集中归档,同时提高出图部门的工作效率。


三、 廿载同行 结伴同

两家企业合作的这二十年,是中国经济飞速发展的二十年,行业市场发生着巨大的变化,可谓是一个大浪淘沙的发展年代,一家软件供应商为企业提供了二十年的服务,实属不易。管理信息化的工作,只有开始,没有结束,客户寻找到一家在这个行业能够长期持续服务的公司是十分重要的。


回顾这场合作,悉地(苏州)通过信息化的建设为企业的管理水平提升、业务效率的提高作支撑,立足现代化工程公司,以平台+团队的全新组织架构,致力于打造工程设计、工程勘察、城市规划、咨询顾问、总承包等综合服务平台。金慧公司没有辜负悉地(苏州)长期的信任与支持,也怀着感恩和专业的态度服务于悉地(苏州),这是双方建立在发展战略契合基础上的“双赢”。

如果把一个企业比喻成一个人,二十年,彼时牙牙学语的幼儿已过弱冠之年,奔跑嬉戏的孩童或已为人父。两家企业在各自的行业中不断发展壮大,在信息化建设上携手同航,从建立友好合作关系到长期发展战略伙伴关系,再到打造互利共赢的共同体关系,双方充满了珍惜之情,对于双方而言,都是一笔宝贵的经验和财富。

当前,信息技术飞速发展,站在新的历史起点,双方锐意进取。悉地(苏州)不断开拓市场,企业规模不断壮大,金慧将以技术和专业优势继续为悉地(苏州)提供信息化服务,为打造属于双方未来的信息化蓝图而努力,坚信这一路而来的合作定会酿成让人愈加回味的老酒。

结语

正如悉地(苏州)信息中心主任王峰在“2017工程勘察设计项目管理一体化创新应用研讨会” 上所言,“我们为什么能和金慧公司合作了二十年,因为我们企业的发展需求和金慧公司的技术创新是同步的,企业在不同阶段有着不一样的信息化需求,我们需要的是一家与时俱进的供应商,金慧在技术创新上做到了这一点。”

“我们希望的软件供应商是一家能跟着我们一起持续发展、有实力的企业,二十年的合作,走到今天,实属不易,这里面的诸多细节和经验值得我们珍惜。

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